Informativa ai sensi dell’art. 13 del Regolamento UE 2016/679 per la protezione dei dati personali (GDPR)

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Ai sensi dell’art. 13 del Regolamento UE 2016/679 (d’ora in poi GDPR), l’Istituto Poligrafico e Zecca dello Stato S.p.A. (anche Poligrafico) - con sede legale in Via Salaria 691, 00138 Roma - nella qualità di Titolare del trattamento dei dati personali, in persona del legale rappresentante pro tempore, informa che i Suoi dati personali saranno oggetto di trattamento da parte del Poligrafico stesso mediante elaborazioni manuali o strumenti elettronici o comunque automatizzati, informatici o telematici, con logiche correlate strettamente alle finalità sotto elencate e, comunque, in modo da garantire la sicurezza e la riservatezza dei dati.

1. Fonti dei dati personali

I dati personali oggetto di trattamento sono raccolti direttamente presso l’interessato e vengono trattati nel rispetto della legge e degli obblighi di riservatezza cui è ispirata l’attività del Poligrafico.

2. Finalità e base giuridica del trattamento

Si riportano di seguito le finalità di trattamento dei Suoi dati personali e le relative basi giuridiche:

1. senza il Suo consenso:
2. concludere i contratti aventi ad oggetto servizi o prodotti del Poligrafico ovvero adempiere agli obblighi precontrattuali e contrattuali - esecuzione di un contratto di cui l’interessato è parte o esecuzione di misure precontrattuali adottate su richiesta dell’interessato (art. 6, par. 1, lettera b) del GDPR);
3. adempimento di obblighi normativi, regolamentari e fiscali derivanti da rapporti con Lei in essere ovvero previsti da un ordine dell’Autorità - adempimento di obblighi legali (art. 6, par. 1, lettera c) del GDPR);
4. rispondere alle richieste degli utenti registrati/clienti - esecuzione di un contratto di cui l’interessato è parte o esecuzione di misure precontrattuali adottate su richiesta dell’interessato (art. 6, par. 1, lettera b) del GDPR);
5. archiviazione - adempimento di obblighi legali (art. 6, par. 1, lettera c) del GDPR);
6. tutela dei diritti del Poligrafico nascenti dal contratto - interesse legittimo del Poligrafico (art. 6, par. 1, lettera f) del GDPR.
7. Solo previo Suo specifico e distinto consenso (art. 6, par. 1, lettera a) del GDPR) manifestato in sede di registrazione al Portale shop.ipzs.it. per la seguente finalità di Marketing: inviarLe via e-mail, newsletter, comunicazioni commerciali e/o materiale pubblicitario su prodotti o servizi offerti dal Poligrafico.

Le segnaliamo che qualora già cliente, potremo inviarLe comunicazioni commerciali relative a servizi e prodotti del Poligrafico analoghi a quelli di cui ha già usufruito, salvo Suo dissenso.

 

 

3. Natura del conferimento e conseguenze del rifiuto

Il conferimento dei dati suindicati è obbligatorio per l’adempimento di obblighi di legge e/o contrattuali/precontrattuali.

Pertanto, l’eventuale rifiuto del conferimento dei dati obbligatori comporterà l’oggettiva impossibilità di perseguire le finalità di trattamento di cui alla presente Informativa, lettera A), paragrafo n. 2.

Il conferimento dei dati oggetto di Suo specifico consenso è, invece, facoltativo per ricevere informazioni di carattere commerciale, senza che ciò impedisca lo svolgimento del rapporto contrattuale/precontrattuale.

4. Categorie di soggetti destinatari dei dati personali

I Suoi Dati personali saranno trattati da soggetti appositamente autorizzati al trattamento dal Titolare, ai sensi del GDPR e dell’art. 2-quaterdecies del Codice Privacy e, inoltre, potranno essere comunicati a soggetti terzi - ove necessario e comunque contrattualmente legati al Poligrafico - per finalità funzionali all’esecuzione del rapporto contrattuale/precontrattuale di cui al par. 2, appartenenti alle seguenti categorie:

1. società esterne di cui il Poligrafico si avvale, per ragioni di natura tecnica e organizzativa, nell'instaurazione e gestione dei rapporti con la Clientela. Si tratta, in modo particolare, di soggetti che svolgono servizi di stampa, imbustamento, trasporto e spedizione;
2. studi legali;
3. studi professionali/società/consulenti eroganti servizi contabili, fiscali, tributari nonché incaricati di effettuare attività di audit;
4. società di manutenzione delle apparecchiature informatiche del Poligrafico;
5. professionisti e consulenti ai fini della tutela dei diritti del Poligrafico nascenti dal contratto;
6. società che svolgono attività di revisione contabile e certificazione di bilancio;
7. organismi di vigilanza.

Tutti i soggetti appartenenti alle categorie ai quali i dati possono essere comunicati li utilizzeranno in qualità di “Responsabili del trattamento” ex art. 28 GDPR - appositamente nominati e istruiti dal Poligrafico in qualità di Titolare - ovvero di autonomi “Titolari del trattamento” ai sensi e per gli effetti del GDPR.

I dati saranno inoltre trattati da Responsabili interni nominati, il cui elenco costantemente aggiornato è disponibile presso il sito www.ipzs.it/ext/privacy.html.

I Suoi dati personali non sono oggetto di diffusione.  

5. Trasferimenti extra UE

I Suoi dati personali non saranno trasferiti in Paesi terzi al di fuori dell'Unione Europea.

6. Periodo di conservazione dei dati personali

I Suoi dati personali sono conservati presso la sede legale del Poligrafico per il tempo necessario per adempiere alle finalità di cui al paragrafo n. 2, lettera A) nonché per quello prescritto dalle norme civilistiche, fiscali e regolamentari e comunque per non oltre 10 anni dalla cessazione del rapporto contrattuale.

Per quel che riguarda la finalità di marketing i suoi dati saranno trattati per un periodo di 24 mesi dalla raccolta del Suo consenso, fermo restando la Sua facoltà di revoca. 

Successivamente i dati saranno archiviati fino al termine di prescrizione previsto per legge con riferimento ai singoli diritti azionabili dalle parti.

Trascorsi tali termini i Suoi dati saranno anonimizzati o cancellati, salvo che non ne sia necessaria la conservazione per altre e diverse finalità previste per espressa previsione di legge.

Si informa, inoltre, che il Poligrafico è soggetto alla normativa in materia di protocollazione e archiviazione ai sensi del D.P.R. 445/2000 s.m.i. nonché alle prescrizioni in materia di consultabilità a scopi storici dei documenti degli archivi e di tutela della riservatezza disciplinata dal D.Lgs. 42/2004 s.m.i.

7. Processo decisionale automatizzato

Per il perseguimento delle finalità di trattamento sopra descritte, non viene presa alcuna decisione basata unicamente sul trattamento automatizzato che produca effetti giuridici che La riguardano o che incida in modo analogo significativamente sulla Sua persona.

8. Diritti dell'interessato

Ai sensi e per gli effetti di cui al GDPR, Le sono riconosciuti i seguenti diritti in qualità di Interessato che potrà esercitare nei confronti del Poligrafico:

1. diritto di ottenere dal Titolare del trattamento la conferma che sia o meno in corso un trattamento di dati personali che La riguardano e, in tal caso, di ottenere l’accesso ai dati personali e alle informazioni previste dall’art. 15 del GDPR ed in particolare a quelle relative alle finalità del trattamento, alle categorie di dati personali in questione, ai destinatari o categorie di destinatari a cui i dati personali sono stati o saranno comunicati, al periodo di conservazione, etc.;
2. diritto di ottenere, laddove inesatti, la rettifica dei dati personali che La riguardano, nonché l’integrazione degli stessi laddove ritenuti incompleti sempre in relazione alle finalità del trattamento (art. 16 GDPR);
3. diritto di cancellazione dei dati (“diritto all’oblio”), laddove ricorra una delle fattispecie di cui all’art. 17;
4. diritto di limitazione del trattamento, nei casi previsti dall’art. 18 del GDPR;
5. diritto di portabilità dei dati ai sensi dell’art. 20 del GDPR;
6. diritto di opposizione al trattamento ai sensi dell’art. 21 del GDPR;
7. diritto di revocare il consenso in qualsiasi momento senza pregiudicare la liceità del trattamento basata sul consenso prestato prima della revoca, solamente per le finalità la cui base giuridica è il consenso (art. 7 GDPR).

Tali diritti potranno essere esercitati mediante richiesta inviata con lettera raccomandata a.r. al Responsabile della Protezione dei Dati (RPD) o Data Protection Officer (DPO) al seguente indirizzo: Via Salaria, 691 – 00138 Roma, o mediante e-mail ai seguenti indirizzi di posta elettronica: privacy@ipzs.it o rpd@pec.ipzs.it utilizzando l’apposito modulo disponibile sul sito dell’Autorità Garante per la protezione dei dati personali  www.garanteprivacy.it  

Inoltre, si informa che l’esercizio dei diritti di cui sopra potrà essere limitato, ritardato o escluso - ai sensi dell’art. 2-undecies del D.lgs. 196/2003 s.m.i. - qualora ne possa derivare un pregiudizio effettivo e concreto allo svolgimento di investigazioni difensive, all'esercizio di un diritto in sede giudiziaria, nonché alla riservatezza dell'identità del dipendente che segnala ai sensi della legge 30 novembre 2017, n. 179, l'illecito di cui sia venuto a conoscenza in ragione del proprio ufficio (c.d. whistleblowing).

Infine, si ricorda ai sensi dell’art. 13, par. 2, lettera d) del GDPR, che Lei ha il diritto di proporre reclamo al Garante per la Protezione dei dati personali o ad altra Autorità di controllo ex art. 77 del GDPR.

9. Modifiche alla presente Informativa 

La presente Informativa può subire variazioni. Si consiglia, quindi, di controllare regolarmente il seguente link www.ipzs.it/ext/privacy.html   

Ultimo aggiornamento: 22 luglio 2021

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